VIP-asiakkaat suurissa tapahtumissa

2022-08-19T10:12:40

Kindredin markkinointipäällikkö Teemu Aropaltio kertoo, kuinka selviytyä VIP-vieraiden kestitsemisestä ja sen mukanaan tuomista haasteista ja yllätyksistä suuria tapahtumia järjestettäessä.

VIP-asiakkaat suurissa tapahtumissa – haaste vai helppoa kuin heinänteko?

Heinäkuun lopulla nimekkäitä urheilijoita sekä muita VIP-vieraita osallistui golfturnaukseen Raen golfkentällä. Mukana olivat Mika Häkkinen, Esa Tikkanen, Sami Välimäki, Jare Brant, sekä Jari Litmanen muutamia nimiä mainitaksemme. Kindredin markkinointipäällikkö Teemu Aropaltio kertoo, kuinka selviytyä VIP-vieraiden kestitsemisestä Tallink City -hotellissa ja sen mukanaan tuomista haasteista ja yllätyksistä suuria tapahtumia järjestettäessä.

”VIP-vieraat ovat tottuneet tietyntasoiseen palveluun ja odottavat saavansa sitä kaikkialla. Me haluamme vastata heidän toiveisiinsa, joten VIP-asiakkaiden odotukset koskivat myös meidän tapahtumaamme”, Teemu kertoo. Hänen täytyy pohtia montaa asiaa etukäteen, jotta VIP-vieraiden palvelu sujuu mutkitta. Se on hänen prioriteettinsa. Koska hänen yrityksensä on työskennellyt samojen VIP-asiakkaiden kanssa jo monta vuotta, hän tietää millaisia toiveita ja odotuksia asiakkailla on. VIP-vieraiden aikataulut ovat kiireisiä, joten yllättävien muutosten ilmaantuessa vaaditaan joustavuutta. Loppujen lopuksi kaikki heidän kanssaan työskentelevät ovat ammattilaisia.

Viime hetken haasteet

Teemun tiimi alkoi suunnitella golfturnauksen suuria linjoja puoli vuotta etukäteen. Koska he avasivat hiljattain toimiston Tallinnaan, tuntui luonnolliselta järjestää tapahtuma täällä. Viihdealan yrityksellä on useita golfiin liittyviä yhteistyökumppaneita, joten idea tapahtumasta syntyi vaivattomasti. Ideasta varsinaiseen tapahtumaan on kuitenkin pitkä ja työntäyteinen matka.

”Puhelimeni soi jatkuvasti, ja tiedän, että aina tulee viime hetken muutoksia. Olen tottunut siihen, ja se on okei. Ei kannata pelätä muutoksia ja yllätyksiä, vaan keskittyä ratkaisujen etsimiseen” hän kuvailee ajattelutapaansa suurten tapahtumien järjestäjänä. Onneksi hänellä on rinnallaan useita luottohenkilöitä. ”Tiimimme on melko suuri. Se helpottaa työtä, sillä delegoimme tehtäviä tehokkaasti. Työskentelemme alan ammattilaisten kanssa ja meillä on vahva luotto heihin. Siksi asiat hoituvat yleensä sujuvasti.”

Varasuunnitelma ja yhteistyökumppanit

Teemu myöntää, että toisinaan on pitänyt turvautua varasuunnitelmaan, mutta mieluummin he kulkevat virran mukana ja reagoivat muutoksiin niiden ilmestyessä. Se vaatii joustavuutta. Hän kertoo esimerkin: ”Erään suurlähettilään oli määrä saapua tänne Tallinnaan, mutta hän ei lopulta päässytkään tulemaan. Joskus käy näin.” Hän alleviivaa, että suuria tapahtumia järjestettäessä yhteistyökumppanit on valittava huolellisesti. ”Laivalippujen ja majoituksen suhteen on tapahtunut paljon muutoksia. Olemme onnistuneet vastaamaan näihin haasteisiin Tallinkin ja Tallink -hotellin ansiosta. Näissä tilanteissa on tärkeää toimia ripeästi ja onneksi Tallink tarjosi tätä yhteistyötä meille.”

Hän korostaa, että heille on elintärkeää, että yhteistyökumppanina on iso ja kokenut yritys. ”Meidän täytyy olla varmoja siitä, että voimme luottaa yhteistyökumppaneihimme. Heidän asioidensa on oltava kunnossa. Luonnollisesti vieraillemme tarjoamiemme hotellien on oltava edustavia. Tallinkin valitseminen oli siis helppoa – he pystyvät tarjoamaan laivoja, hotelleja ja ravintoloita. Ryhdymme yhteistyöhän aina tulevaisuuden yhteistyönäkymiä silmällä pitäen. Silloin yritys ja heidän tiiminsä on meille entuudestaan tuttu, joten voimme luottaa heihin ja pohtia tulevia yhteistyömahdollisuuksia. Tuomme Tallinnaan paljon vierailijoita ja meillä on suunnitteilla monia jännittäviä tapahtumia, joten vankka paikallinen kumppani on meille elintärkeä.”

Suuren tapahtuman suunnittelun aloittaminen puoli vuotta etukäteen on siis hyvä idea. Jotta tapahtuma sujuisi kaikilta osin mutkattomasti, tarvitaan luottotiimi ja luotettavia yhteistyökumppaneita. Heidän kanssaan yhdessä tekemällä tapahtumasta on mahdollista tehdä jymymenestys.