Kuulsate külalistega suurürituste korraldamine
2022-08-19T09:33:13
Kindredi turundusjuht Teemu Aropaltio räägib, kuidas korraldada prominentsete külalistega suurüritust ning tulla toime erinevate nõudmiste ja üllatustega.
Tähtsate külalistega suurürituse korraldamine – väljakutse või lihtne nagu lapsemäng?
Juuli lõpus kogunesid spordikuulsused ja teised väljapaistvad külalised Rae golfiväljakule, et golfiturniiril osaleda. Kohal olid teiste seas Mika Häkkinen, Esa Tikkanen, Sami Välimäki, Jare Brant, Jari Litmanen. Ürituse korraldaja, Kindredi turundusjuht Teemu Aropaltio räägib, kuidas korraldada just sellist suurüritust, mille külalised esinduslikus Tallink City hotellis peatusid.
“Tuntud inimesed on harjunud teatud standarditega, mida nad igal pool ootavad. Kuna selline oli ka meie külaliste profiil, siis kehtisid need ootused meiegi üritusel,” selgitab Teemu. Ettemõtlemist, et külalised õnnelikud oleksid, on palju. See on tema prioriteet. Kuna Teemu ettevõte on mainitud külalistega juba aastaid koostööd teinud, teab ta nende soove ja ootusi. Nende graafikud on tihedad, mistõttu tuleb alati ette paindlikkust nõudvaid muudatusi. Lõppkokkuvõttes teevad nad koostööd oma ala professionaalidega.
Viimase hetke väljakutsed
Golfiturniiri üldist kondikava hakati kokku panema kuus kuud varem. Kuna hiljuti avasid korraldajad Tallinnas kontori, tundus loomulik, et sündmuspaik saab just siin olema. Meelelahutusfirmal on mitmeid golfiga seotud koostööpartnereid, nii et ürituse idee tekkis pikemalt pead murdmata. Aga enne, kui idee teoks saab, on ees omajagu tööd.
“Mu telefon heliseb pidevalt ja ma tean, et viimase hetke muudatusi tuleb alati ette. Olen sellega harjunud ja see on okei. Ettearvamatute olukordade pärast pole vaja muretseda, tuleb keskenduda lahenduste leidmisele,” kirjeldab ta suurürituste korraldamise mõttemalli. Õnneks on Teemul tiim, kellele toetuda. “Meie meeskond on üsna suur ja korraldamine pole üleliia keeruline, kuna ülesanded on alati delegeeritud. Teeme koostööd valdkonna ekspertidega ja usaldame neid. Seetõttu kulgeb kõik enamasti sujuvalt.
Varuplaanid ja partnerid
Teemu tunnistab, et vahel on olemas ka plaan B, aga nad eelistavad järgida üldist suunda ja reageerida vastavalt sellele, kuidas asjad arenevad. See vajab paindlikkust. Ta toob näite: “Üks esindusnägudest pidi meiega siin Tallinnas liituma, aga selgus, et see pole siiski võimalik. Selliseid asju ikka juhtub.” Ta osutab, et suurürituste korraldamisel tuleb koostööpartnereid hoolikalt valida. “Laevapiletite ja majutuse osas on toimunud palju muudatusi. Oleme nende väljakutsetega edukalt toime tulnud just tänu Tallinkile ja Tallinki hotellidele. Sellistes olukordades on kiire tegutsemine ülioluline ja Tallink on meile seda ka õnneks pakkunud.”
Ta rõhutab, et nende jaoks on eluliselt tähtis, et partneriks oleks suur ja kogenud ettevõte. “Me vajame kindlustunnet, et saame oma partneritele loota ja et neil on kõik kontrolli all. Loomulikult peavad hotellid, kus meie külalised peatuvad, olema esinduslikud. Seega oli valik Tallinki kasuks lihtne – neil on laevad, hotellid ja restoranid. Samas astume me partnerlusse arvestades ka tulevasi koostöövõimalusi. Siis on meil juba ülevaade meeskonnast, tingimustest ja võimalustest millele saame loota. Toome Tallinna palju külalisi ja tulemas on põnevaid üritusi, nii et tugev kohalik partner on meile ülioluline.”
Niisiis on suurürituse pool aastat ette planeerimine alati hea mõte. Et kõik sujuks, on vaja tugevat meeskonda ja usaldusväärseid partnereid, kes üksteist täiendavad, ning kellega koos kogu maagia teoks teha.